Stellenbeschreibung
Übersicht
Im Auftrag unserer Mandantin suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit, die das Team der Grundstücksspezialist:innen im Bereich Landerwerb administrativ unterstützt. In dieser zentralen Rolle stellen Sie die Qualität der Daten und Prozesse sicher und übernehmen eigenständig komplexe administrative Aufgaben. Zudem koordinieren Sie die Organisation der Mandate und tragen so maßgeblich zum reibungslosen Ablauf der Tätigkeiten bei.
Verantwortlichkeiten
In dieser Position sind Sie für die Verwaltung und Aktualisierung der Datenbank zu Projekten, Grundeigentümern und Liegenschaften in SAP/HANA (RE‑FX) sowie im Service‑Modul verantwortlich. Sie übernehmen die vollumfängliche Aktenverwaltung, einschließlich der Zusammenstellung, Ablage, Digitalisierung und Archivierung. Darüber hinaus bearbeiten Sie die Post, verfassen Korrespondenz und bereiten Versendungen vor. Die Durchführung von Rechnungszahlungen und die Nachverfolgung von Freigaben gehören ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Organisation von Terminen mit Dritten und die Unterstützung der Outlook‑Kalender des Teams. Sie recherchieren und überprüfen Adressen und Telefonnummern von Eigentümer:innen, führen Protokolle und verfolgen Beschlüsse nach. Zudem erstellen Sie einfache Vereinbarungen auf Basis von Vorlagen und koordinieren die Mandatsplanung gemäß definierten Prozessen. Ihre Mitarbeit an der Optimierung administrativer Prozesse rundet Ihr vielseitiges Aufgabengebiet ab.
Qualifikationen
Für diese Position suchen wir eine Person mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation. Sie bringen Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Teams mit und verfügen über fundierte Kenntnisse in der Arbeit mit Datenbanken, idealerweise in SAP/HANA (RE‑FX). Eine strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung zeichnen Sie aus. Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und haben Freude daran, Prozesse zu optimieren. Diskretion, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten runden Ihr Profil ab.
Tagesablauf
Ihr Arbeitsalltag ist geprägt von einer Vielzahl abwechslungsreicher Aufgaben. Sie starten den Tag mit der Bearbeitung der eingegangenen Post und der Aktualisierung der relevanten Datenbanken. Im Laufe des Tages koordinieren Sie Termine, unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben und stellen sicher, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen. Sie führen Protokolle bei Besprechungen, erstellen Vereinbarungen und kümmern sich um die Aktenverwaltung. Ihre Arbeit erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Team sowie mit externen Partnern und Eigentümer:innen.
Vorteile
Unsere Mandantin bietet Ihnen eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und professionellen Umfeld. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, einer modernen Arbeitsumgebung und der Möglichkeit, aktiv an der Optimierung von Prozessen mitzuwirken. Zudem erwartet Sie ein kollegiales Team, das Wert auf Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung legt. Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung wird durch gezielte Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten gefördert.
Sind Sie bereit, diese spannende Herausforderung anzunehmen und das Team mit Ihrer Expertise zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!