Stellenbeschreibung

Für unseren Kunden im Bereich Infrastruktur suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Vertragsmanagements. In dieser Funktion leisten Sie einen wichtigen Beitrag bei der Vorbereitung der Migration einer bestehenden Vertragsdatenbank in ein neues System. Sie arbeiten sowohl mit physischen Akten als auch mit digitalen Dokumenten und stellen sicher, dass die vorhandenen Unterlagen vollständig und qualitativ einwandfrei vorliegen. Die Stelle eignet sich für kaufmännische Mitarbeitende mit einer präzisen Arbeitsweise und Interesse an den Bereichen Eisenbahn, Infrastruktur und Bau.

Aufgaben

Sie identifizieren anhand definierter Kriterien die relevanten physischen Dokumente und vergleichen diese mit den im Dokumentenmanagementsystem vorhandenen Unterlagen. Dabei prüfen Sie die Vollständigkeit und Qualität der gescannten Dokumente und stellen sicher, dass diese den vorgegebenen Anforderungen entsprechen. Fehlende oder qualitativ unzureichende Dokumente werden von Ihnen digitalisiert und im DMS abgelegt. Zudem bereiten Sie die geprüften Unterlagen für die Archivbereinigung und Vernichtung vor und unterstützen bei stichprobenartigen Kontrollen. Dabei sorgen Sie jederzeit für eine saubere und nachvollziehbare Verwaltung der physischen und digitalen Dokumente.

Anforderungen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Matura. Sie besitzen eine gute und schnelle Lesefähigkeit in Deutsch sowie Französischkenntnisse auf Niveau B1 bis B2. Sie arbeiten strukturiert, organisiert und sorgfältig und legen grossen Wert auf Genauigkeit im Umgang mit physischen und digitalen Dokumenten. Sie verfügen über eine ausgeprägte Analysefähigkeit und bringen idealerweise eine Affinität zu den Bereichen Eisenbahn und Bau mit. Der sichere Umgang mit IT-Anwendungen sowie mit Scan- und Dokumentenmanagementsystemen ist für Sie selbstverständlich. Sie zeichnen sich durch Selbstständigkeit, Ausdauer und eine hohe Zuverlässigkeit aus und behalten auch bei repetitiven Aufgaben stets den Überblick.